Büro Ordnung

Donnerstag = OrdnungsTag | Ablage im Büro

25/01/2018

Lösung für eine sinnvolle Ablage

Hallo liebe Denise,

ich lese IMMER deinen OrdnungsTag, das inspiriert und motiviert mich gleichermaßen. Es ist sicherlich nicht einfach immer wieder neue Themen auf die Tastatur zu bringen, vieles was mich interessierte wurde bereits angeschnitten. Dennoch hätte ich eine Bitte bzw. einen Vorschlag, ich bin dabei meine private Ablage zu optimieren. Eine Situation von gestern spiegelt mein Anliegen am besten: Ich habe fürs Bad Möbel bestellt, drei Wochen sind fast vorbei und ich dachte mir ich könnte mal nachfragen. Als ich den Auftrag mit Zahlbeleg suchte wart ich verzweifelt, es war nicht mehr aufzufinden! Nichts in der Handtasche, nichts auf dem Stapel „Ablage“! Da dachte ich mir, vielleicht war ich schon voreilig und habe es bei den Garantiebelegen abgelegt! Leider auch Fehlanzeige.

Am sehr späten Abend, da lag ich schon im Bett hatte ich noch eine Idee! Da diese Möbel für die Mietwohnung sein soll und ich dies entsprechend steuerlich absetzen kann… nun ja was soll ich sagen?! Ich fand den Auftragsbeleg mit Quittung tatsächlich in dem Steuer-Ordner in der Prospekthülle Belege für 2017. Sicherlich leuchtet es ein worauf ich hinaus möchte. Ich möchte eine Ablage haben, wo sich auch ein dritter problemlos orientieren kann. Wohin mit solchen „Fällen“? Belege in die Kategorie Garantie? oder doch Aktuelle bzw. noch erledigen? Oder in den Ordner Haus -> Mietwohnung? Mehrere Kopien finde ich hier auch nicht als Lösung. Das Gleiche spiegelt sich noch in vielen anderen wider, wie z.B. Gebäudeversicherung. In den Versicherungsordner? In den Ordner Haus? oder hier wieder für die Steuer in die Belegsammlung. Über eine übergreifende Lösung wäre ich sehr dankbar.

OrdnungsTagEin klares Ablagesystem für die private Ablage!

Wichtigster Punkt: Unterlagen nach Sachthemen sammeln! Also Versicherungen nur in den Versicherungsordner, Mietsachen in den Mietordner usw. Wenn es auch für Dritte erkennbar sein soll: ALLES BESCHRIFTEN!!!

Einige Hilfestellungen:

  • Gebrauchsanweisungen und Garantiescheine
    Unterlagen für technische Geräte und Einrichtungsgegenstände bewahrt man am besten in Klarsichthüllen auf
  • Versicherungen
    Hier nicht nur die Policen sondern auch die jährlichen Abrechnungen sowie die Korrespondenz abheften. Für den schnellen Zugriff kann man ein Übersichtsblatt mit allen Versicherungs-Nummern, Terminen, Beiträgen sowie Telefonnummern anfertigen und diese Übersicht vorne im Ordner abheften
  • Ordner für laufenden Kosten
    Alle Verträge und Vereinbarungen, bei denen Kosten anfallen: Miete, Strom, Telefon- und Handyanbieter, Zeitungsabo, Mitgliedschaft in Vereinen usw.
  • Hausbesitzer legen noch einen zusätzlichen Ordner für die mit dem Haus verbundenen Kosten an: Kreditvertrag, Wasser, Strom, Müllgebühren, Heizung, Gebäudeversicherung, Grundsteuer usw.
  • Bankunterlagen
    Eine weitere Rubrik sollte man dem Thema Finanzen widmen. Kontoinformationen, Verträge usw.
  • Altersvorsorge
    Ob Riesterrente, Lebensversicherungen oder betriebliche Zusatz-Versicherungen – Informationen zur Altersvorsorge gehören alle zusammen abgeheftet. Für mich persönlich ergibt es Sinn, solche Unterlagen im Versicherungsordner aufzubewahren, statt zwei Ordner anzulegen.
  • Steuerunterlagen
    Belege und steuerrelevanten Unterlagen bewahre ich in einem Hefter auf, bis ich die Unterlagen an meinen Steuerberater weiter gebe.

OrdnungsTag Ablage

Ablage

Meine eigene Ablage

Meine Ordner sind sind von außen nicht beschriftet, also kein gutes Vorbild an dieser Stelle. Doch da sich meine Unterlagen auf drei Ordner beschränken, ist das mit dem Überblick kein Problem. Meine drei Ordner beinhalten:

  1. Versicherungen
  2. Geschäfsunterlagen
  3. alle laufenden Sachen, Mietvertrag, etc.

Kaufbelege kommen bei mir in einer Klarsichtfolie zu den Kreditkartenabrechnungen. 2 x im Jahr sortiere ich diese aus, denn nur die wenigsten Belege sind dann noch wichtig.

Um noch einmal auf die oben gestellte Frage einzugehen:

  • Versuche, das Problem mit Unterordnern zu lösen. Also einen Ordner für Quittungen und Aufträge anlegen und diesen dann in privat | geschäftlich unterteilen (ganz unkompliziert mit einem Trennstreifen),
  • Statt 10 halb-gefüllte Ordner, würde ich so viele Themen zusammen fassen, wie es geht (und noch Sinn ergibt) und überflüssige Ordner lieber aussortieren,
  • Eine Inhaltsangabe als erstes Blatt erleichtert das Suchen & finden,
  • Achtung: Dies gilt nur im privaten Bereich! Im Büro einer Firma sieht es oft ganz anders aus, da ergibt es sinn, für verschiedene Vorgänge eigene Ordner anzulegen.

OrdnungsTag Ablage

Ablage regelmäßig entrümpeln

Wenn alles seinen Platz hat, ist es viel leichter, Ordnung zu halten. Doch je mehr gesammelt wird, desto voller werden die Ordner. Deshalb ist 1 – 2 x im Jahr das große Aussortieren angesagt! Diesen Termin habe ich jeweils Ende sowie Mitte des Jahres in meinem Kalender notiert. Dann kommen alle Unterlagen weg, die nicht mehr benötigt werden oder überholt sind.

Was ich nicht oft genug sagen kann: stellt Euch nur EINEN Posteingangskorb auf! Briefumschläge und Werbung können direkt in den Papierkorb und gewöhnt es Euch an, 1 x pro Woche oder pro Monat diesen Eingangskorb abzuarbeiten und zu leeren. Dann wächst Euch die Eingangspost nie wieder über den Kopf!

Sinnvolle Ablage

 

Ordentliche Grüße

Denise

 

 

  • Margret 25/01/2018 at 7:59

    Liebe Denise,
    mit diesem Beitrag hast du mir sehr geholfen. Ich bin gerade dabei, meine Ablage zu sortieren. Ich bin grundsätzlich schon sehr ordentlich und ich weiß auch wo ich alles finde. Ich bin gerade dabei, alle Abos, Passwörter, Kredite usw. aufzuschreiben, für
    den Fall, dass meinem Mann und/oder mir mal was passiert und meine erwachsenen Söhne unsere Angelegenheiten regeln müssen.
    Und ich möchte nicht, dass sie lange in unseren Unterlagen suchen müssen. Ich wusste nur nicht so richtig, wie ich die Ablage für andere gut nachvollziehbar, gestalten sollte. Die Idee mit dem Hausordner ist super und ich werde mich am Wochenende gleich mal
    dransetzen.
    LG Margret

  • Ursula 25/01/2018 at 8:13

    Oh, Deine Ordner haben schöne Rücken!
    Dass Du nur 3 Stück hast finde ich toll, ich selber habe ein paar mehr…da dürfte ich mal ran und schauen, ob ich das nicht auch noch vereinfachen kann. Ich finde es auch gut, regelmäßig auszumisten, und je älter ich werde, desto weniger Angst habe ich, etwas einfach wegzuwerfen. Das fängt ja schon bei Kontoauszügen an…früher habe ich die immer jahrelang aufbewahrt, bis ich irgendwann bemerkte, dass ich noch gar nie in meinem Leben einen „alten Kontoauszug“ gebraucht habe. Nun hebe ich sie nur noch 3 Jahre auf, und wenn ein neues Jahr beginnt, fliegt das älteste raus. Und so versuche ich, möglichst wenig überhaupt aufzubewahren…

  • ichbindiegute 25/01/2018 at 11:15

    Yay! Eine naturstrom-Kundin! Darüber freue ich mich noch mehr als über die ganzen inspirierdenden Fotos und Ordnungsideen, die Du hier mit uns teilst. 😀 Made my day!

  • Irmi 25/01/2018 at 13:43

    Liebe Denise, vielen Dank für diesen super Beitrag. Ich hab eine schreckliche Zettelwirtschaft und muss manchmal wirklich suchen, bis ich was finde. Es ist einfach kein System drin. Sonst fällt es mir nicht so schwer Ordnung zu halten, aber Papierkram und ich, das passt irgendwie nicht zusammen. Jedenfalls werde ich mit deinen Tipps versuchen Ordnung ins Chaos zu bringen.

  • Susann 25/01/2018 at 15:00

    Hallo Denise,
    mein System ist ähnlich wie deines (allerdings nicht ganz so konsequent ausgemistet). Aber das Problem der anderen Leserin löst das doch nicht wirklich, oder? Sie könnte immer noch die Badrechnung bei „Steuer“, „Wohnung“ (gut, hier finde ich es unpassend) oder „Rechnungen/Garantie“ aufbewahren. Da hilft dann wahrscheinlich nur, ein für alle mal zu entscheiden, wo man solche Rechnungen einsortiert.
    In meinem System käme es zu „Rechnungen/Garantie“, da bei mir bei „Steuer“ nur die erfolgten Steuererklärungen abliegen. Für jede neue Steuererklärung suche ich mir die passenden Unterlagen zusammen. Das nervt zwar, aber da alles dort ist, wo es (bei mir) hingehört, geht das noch. Und passend zur Steuererklärung sortiere ich auch unser Hängeregister aus. Das Ding finde ich super! Da kann ich einfach Briefumschläge reinwerfen und hefte sie dann eben einmal im Jahr ab. Somit muss ich mich damit nicht allzu häufig rumärgern, sondern investiere dann eben in abheften + Steuererklärung einmal pro Jahr ein paar Stunden als ein paar Minuten jede Woche (das ist wohl Typfrage).
    Vielen Dank für deine Ordnungsdonnerstage und viele Grüße,
    Susann

  • Anja 25/01/2018 at 15:06

    Toller Beitrag, danke! Genau das Thema beschöäftigt mich auch gerade. Ich habe schon viel aussortiert, aber dennoch das Gefühl, dass ich viel zu viele Unterlagen habe. Ich bin mir auch immer nicht ganz sicher, was wirklich aufbewahrt werden muss und was nicht. So habe ich beispielsweise wahnsinnige viele Briefe im Zuge der Scheidung bekommen. Jeder Schriebs kam doppelt, einmal vom gericht und dann noch in kopie vom Anwalt. Da könnte ich fast schon einen eigenen Ordner füllen. 🙁

    Viele Grüße
    Anja

  • Nina Nolte 25/01/2018 at 16:22

    Hallo Denise,
    vielen Dank für Deinen heutigen Ordnungstag, wie immer sehr inspirierend.
    Ich schließe mich aber Susann an: die Fragestellung ist eigentlich noch nicht gelöst. Könntest du noch eine Ergänzung vornehmen?
    LG

    • fräulein | ordnung 25/01/2018 at 16:49

      Nun – eigentlich hatte ich es geschrieben. Rechnungen & Belege zusammen fassen und mit einem Trennstreifen in privat / geschäftlich trennen.
      Dann kann man die Rechnung sofort finden. Mit anderen Worten: EINEN Rechnungsordern anlegen.

      Es ist immer etwas schwierig, komplett in’s Detail zu gehen, wenn man die Unterlagen nicht selber vor Augen hat.

  • Barbara 25/01/2018 at 18:02

    Hallo Denise,
    super Beitrag, kommt mir auch sehr gelegen! Danke dafür! Ich bin sehr neidisch auf deine abgespeckten Ordner, bei mir stehen 20 😳gut gefüllte Ordner im Schrank.
    Ich mag mich aber auch von speziellen Dingen nicht trennen, wir haben bereits einiges im Haus erneuert und die Planungsunterlagen füllen auch schon 2 komplette Ordner. Da werde ich noch mal durch müssen….

    Zur Eingangsfrage habe ich meine Lösung anzubieten: bei mir liegen diese Unterlagen (zu erwartende Rückzahlungen,Gutschriften, Lieferungen) im Wartefach. Das ist ein Korbfach, aus welchem Sie dann nach Erledigung in ihren endgültigen Ordner umziehen oder ganz weg können.
    Klappt gut, da sehe ich auch immer auf einen Blick, was noch aussteht.

    Liebe Grüße
    Barbara

  • Katja 25/01/2018 at 19:38

    Hallo liebe Denise, Danke für diesen Beitrag! Ich bin mit meiner Ordnung eigentlich ganz zufrieden aber ich tue mich immer schwer damit, Unterlagen zu entsorgen. Ich würde mir noch Hinweise wünschen, wie lange bestimmte Unterlagen aufbewahrt werden sollten (Bsp. Kontoauszüge und Bankunterlagen, Nebenkostenabrechnungen für Wohnung, erledigte Versicherungen, Steuerunterlagen der letzten Jahre, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen). Bislang schmeiße ich vieles gar nicht weg oder scanne es vor dem Entsorgen noch einmal, so habe ich es zumindest digital. Danke und viele Grüße! Katja

    • fräulein | ordnung 26/01/2018 at 7:37

      Liebe Katja,
      Aufbewahrungsfristen kannst Du problemlos per Google erfragen!
      Herzliche Grüße
      Denise

  • Michaela 26/01/2018 at 9:07

    .. und für Angestellt noch einen Ornder für SV/Gehalt/Vertrag/Beurteilungen etc. hier kommen bei mir auch die Anträge der Krankenkasse rein, die Bewilligungen für Reha, Kurse und Co. Ansonsten habe ich die Ordner ähnlich angelegt wie du. Nur das mit dem jährlichen Aussortieren kommt bei mir immer zu kurz. Aussortiert wird bei mir immer erst, wenn er voll ist :D, denn mein Ziel ist es keinen neuen Ordner anzulegen.

  • Fashionqueens Diary 27/01/2018 at 8:55

    Ich halte es da ähnlich wie du! Bei mir gibt es auf dem Schreibtisch auch nur ein Ablagefach, in das alles hinein kommt, was noch zu bearbeiten ist.
    Und einmal im Jahr (jedoch am Ende, wenn alles ohnehin ruhiger ist im Business) sortiere ich meinen Ablagen-Ordner aus und schaffe Struktur und vor allem Platz fürs kommende Jahr 😀

  • Nadine | Entspannte Ordnung 29/01/2018 at 19:36

    Liebe Denise, ich finde dein System super & es entspricht dem was auch ich meinen Kunden vorschlage. Du hast alles sehr einleuchtend erklärt. Um auf das Ausgangsbeispiel zurück zukommen, wäre es gut offene Vorgänge in der Ablagebox zu lassen bis sie erledigt sind. Und ob sie dann zu allen Quittungen kommen oder gleich zu den Steuerunterlagen sollte jeder für sich entscheiden mit der Frage: Wo würde ich als erstes gucken.
    Zum Thema Quittungen & Gebrauchsanweisungen hatte ich vor 2 Wochen gerade ein Video veröffentlicht, weil das Thema immer wieder Thema ist 😊😀

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