Büro Ordnung

Tipps für mehr Ordnung im Arbeitszimmer

03/09/2020

Ordnung im Arbeitszimmer

Aus der Reihe Fragen meiner Leser kommen heute diese gesammelten:

  • Wie schaffe ich Ordnung im Arbeitszimmer?
  • Gibt es Tipps für einen ordentlichen Schreibtisch?
  • Wie bringt man Ordnung in die heimische Bürokratie?
  • Wie organisiert man seine Unterlagen, Versicherungen, Rechnungen etc.?

Was braucht es, um gut sortiert am Schreibtisch zu arbeiten?

… nicht viel!

Ordnung im Arbeitszimmer

Für mich persönlich ist ein kleiner Schreibtisch ideal. Ich habe auch schon an einem großen Schreibtisch gearbeitet, nur um dann zu merken, dass ständig Chaos um mich herum herrschte.

Je weniger Platz ich zur Verfügung habe, desto weniger sammelt sich auch an.

Auf meinem Schreibtisch liegt deshalb nur mein Laptop, mein Kalender und ein Block zum Kritzeln. Hier schreibe ich nur kurze To-Dos auf. Wichtige Notizen, an die ich mich später noch erinnern muss, kommen in ein Notizbuch. In dem Notizbuch ist auch viel gekritzelt, aber es funktioniert wie ist ein kleines Nachschlagewerk für Telefonnotizen und ähnliches.

Was hier noch liegt, ist mein Etui mit Stiften – das war’s.

Ein wichtiger Tipp ist also, dass der Schreibtisch nicht unnötig voll ist!

To Do Liste

Ordnungshelfer Rollwagen

Bei mir beschränkt sich das Chaos auf den kleinen Rollwagen, der neben dem Schreibtisch steht. Wobei ich das lieber „geordnetes Chaos“ nenne, denn ich weiß immer, wo was ist. In diesem Bereich kann ich leider nicht minimalistisch leben, denn ich liebe Hefte, Bücher, Bleistifte und all diese Sachen.

In dem Rollwagen befinden sich auch:

  • ein kleines Kästchen mit Kleinkram wie Büroklammern und USB-Sticks,
  • eine Tasche, in der ich Ladekabel aufbewahre,
  • weiter unten sind Locher und Klebeband griffbereit. Auch meine Kinder finden hier schnell, was sie suchen.

Dieser Rollwagen begleitet mich schon seit einigen Jahren und ist für mich der wichtigste Ordnungshelfer für Ordnung im Arbeitszimmer.

Rollwagen

Ordnung im Büro – so geht’s

Ordnung beginnt immer mit einer klaren Struktur: Ordner, die klar und übersichtlich beschriftet sind, griffbereit stehen und nach Themen sortiert wurden. Das erleichtern das Leben. Dabei lieber weniger Ordner als zu viele Ordner. Alte Ordner und Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden, sollten regelmäßig aussortiert, entsorgt oder archiviert werden.

Du weißt nicht, wo Du anfangen sollst?

Lege jetzt direkt eine Stunde in Deinem Kalender fest, um Dich dann ausschließlich Deinen Ordnern zu widmen. Geh Ordner für Ordner die Unterlagen durch und schau, was aussortiert werden kann. Vielleicht kannst Du aus zwei Ordnern einen machen? Vielleicht kannst Du direkt die Ordner aussortieren, die eh nicht mehr schön sind? Einheitliche Ordner ergeben optisch Ruhe und ergeben dadurch Ordnung.

Egal wo – Hauptsache Du fängst an!

Und dann: Stelle einen Eingangskorb auf, in dem Du sämtliche Post sammelst. Briefumschläge und Werbung können direkt in den Müll. Einmal wöchentlich (vielleicht zum Wochenende hin?) wird der Inhalt des Eingangskorbs erledigt und abgeheftet.

Ab sofort: Nimm Dir am Abend 5 Minuten Zeit, um den Schreibtisch aufzuräumen. Damit machst Du auch gedanklich Feierabend. Ist doch viel schöner, wenn man am Morgen von einem aufgeräumten Arbeitsplatz begrüßt wird, oder?

Für die Zukunft: Wenn Du maximal 2 – 3 laufende Projekte auf dem Schreibtisch liegen hast, kannst Du konzentrierter bei der Sache bleiben.

Wer meinen Drucker sucht: der steht im Abstellraum! Ich versuche, möglichst papierlos zu arbeiten und hole ihn nur im Notfall raus. Das ist mir lieber, als wenn ich ihn immer sehen müsste.

Würde ich jedoch öfter drucken, dann hätte ich vermutlich diesen Drucker, der ohne Verbindungskabel auskommt:  HP DeskJet 2630 Multifunktionsdrucker (*affiliate Link)
Ordnung im Arbeitszimmer

Unterlagen sortieren

Top-Tipp: Unterlagen nach Sachthemen sammeln!

Also Versicherungen in den Versicherungsordner, Mietsachen in den Mietordner usw. Am besten alles beschriften, damit es auch für Dritte erkennbar ist. Eine Inhaltsangabe als erster Blatt erleichtert ebenfalls das Suchen und finden.

Bei mir gibt es diese Ordner, die ich immer griffbereit habe:

Ordner Nr. 1

  • Gebrauchsanweisungen und Garantiescheine
    Unterlagen für technische Geräte und Einrichtungsgegenstände am besten in Klarsichthüllen aufbewahren. Auch hier gilt: 1 x im Jahr gucken, was überholt oder abgelaufen ist.
  • Eine Rubrik für laufenden Kosten
    Alle Verträge und Vereinbarungen, bei denen Kosten anfallen: Miete, Strom, Telefon- und Handyanbieter, Zeitungsabo, Mitgliedschaft in Vereinen usw. sowie Kreditkartenabrechnungen.

Ordner Nr. 2

  • Belege und steuerrelevanten Unterlagen – alles was meinen Steuerberater interessieren könnte.

Ordner Nr. 3

Der 3 Ordner ist unser Familienordner. In diesem Ordner hat jedes Familienmitglied seine eigene Rubrik. Hier werden Telefonlisten, Gutscheine, Urkunden und ähnliches aufbewahrt. Mehr zum Thema Familienordner findet ihr HIER.

Ordner Nr. 4

  • Versicherungen
    Nicht nur die Policen, sondern auch die jährlichen Abrechnungen sowie die Korrespondenz abheften. Für den schnellen Zugriff kann man ein Übersichtsblatt mit allen Versicherungs-Nummern, Terminen, Beiträgen sowie Telefonnummern anfertigen und diese Übersicht vorne im Ordner abheften
  • Altersvorsorge
    Ob Riesterrente, Lebensversicherungen oder betriebliche Zusatz-Versicherungen – Informationen zur Altersvorsorge gehören alle zusammen abgeheftet. Bei mir sind diese Unterlagen mit im Versicherungsordner, damit ich nur einen Ordner habe.

Ordnungstag Büro

Meine Ordner sind optisch nicht einheitlich – obwohl ich das gerne predige 😉

Dafür gilt aber gewissenhaft die Regel: wenn ich etwas Neues abhefte, schaue ich direkt, ob ich etwas Altes dafür aussortieren kann. Die klassische eins rein – eins raus Regel.

Habt Ihr noch gute Tipps für Ordnung im Arbeitszimmer? Dann hinterlasst sie gerne in den Kommentaren, damit alle davon profitieren können. Aber vermutlich habe ich den Großteil der Ideen und Anregungen in meinen anderen Beiträgen zum Thema Schreibtisch verteilt.

 

Ordentliche Grüße

 

Denise

 

 

  • Andi 03/09/2020 at 6:55

    Liebe Denise,
    zum Thema „Briefumschläge und Werbung können direkt in den Müll. “ – Werbung kann sehr einfach abbestellt werden und Briefumschläge als Notizzettel oder Einkaufslisten verwendet werden, ehe sie in die Altpapiertonne kommen (bitte beachten, ob ein Sichtfenster vorhanden).
    Liebe Grüße Andi

    • fräulein | ordnung 03/09/2020 at 7:29

      Stimmt – das „Bitte keine Werbung“ empfehle ich auch immer!

  • Mona Dirkwinkel 03/09/2020 at 9:55

    Liebe Denise,
    ich versuche gerade auch ein schönes und nützliches Homeoffice zu entwicklen, da ist dieser Artikel wieder sehr hilfreich. Ich nutze bei der Arbeit das Programm „to do“, dadurch ist mein Block mit Notizen abgelöst worden. Und ich habe den größten Teil der Ordner im Büro digitalisiert, so haben alle Zugriff, falls es noch einmal zu einem Lockdown kommen sollte. Meine private Ablage ist aufgeteilt in: Finanzen, Gesundheit, Haus, Verischerungen, laufende Kosten, Verträge/Mitgliedschaften/Bescheinigungen/Ausweise/Zeugnisse und Gehaltsabrechnungen.
    Liebe Grüße und einen schönen Tag,
    Mona

  • Ute Berger 03/09/2020 at 12:42

    Liebe Denise,
    dein heutiger Beitrag hat mich animiert, endlich meinen Schreibtisch aufzuräumen 🙂
    Vor dem Urlaub ist mein Auto kaputt gegangen und ich musste mich in einer Hauruck-Aktion um ein neues kümmern. So hab ich zwangsläufig ausgemistet und nur noch ein klitzekleiner Bruchteil durfte mit in’s neue Auto wandern. Dafür hab ich mir einen Auto-Organizer von „bagaroo“ gegönnt; da ich in der Regel alleine unterwegs bin, find ich ihn mega praktisch.
    Für das neue Auto hab ich nun einen Ordner angelegt, wo ich sämtliche Unterlagen (die vom Schreibtisch) einsortiert habe – so hab ich alles in allem griffbereit (von der Versicherung über den Kaufvertrag) und muss nicht zwischen zwei Ordnern hin -und herwechseln. Den Auto-Ordner habe ich zuvor ausgemistet und leergemacht; darin waren nicht mehr benötigte Unterlagen von meiner vorigen Arbeitsstelle. Und wieder einmal stelle ich fest, dass das Tun nicht annähernd so lange dauert wie das Vor-sich-herschieben 😉
    Sonnige Grüße
    Ute

  • Melanie 03/09/2020 at 13:30

    Ein Mansplainer wie aus dem Bilderbuch in den Kommentaren? 🙄

  • Ursula 06/09/2020 at 8:25

    Ich frage mich ja immer, was andere Leute da für viele Post bekommen…? Ich brauche z.B. keinen Eingangskorb, das würde sich gar nicht lohnen. Wenn ein einzelnen Blatt reinkommt, lege ich es einfach sofort ab, ich bekomme aber vielleicht im Schnitt einmal pro Woche etwas (z.B. der jährliche Stand einer Versicherung oder meinen Gehaltszettel von der Firma). Vielleicht wäre es bei viel Papier sinnvoll zu schauen, ob es nicht „abgestellt“ werden könnte?
    Bei mir ist es leider der Partner, der ein unheimliches Papiersammelsurium hat und auch nichts wegschmeißen kann (ich sage nur 25 Jahre alte Kontoauszüge…).

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