Donnerstag = OrdnungsTag | Ordnung im Büro

Heute nehme ich Euch mit in mein neues Büro.

Mein Büro ist ein echtes Allround-Talent geworden: Arbeitszimmer, Yogaraum, Gästezimmer oder auch Krankenlager für die Kinder (für mich einfach perfekt, wenn ich arbeiten kann, während das kranke Kind neben mir auf dem Sofa liegt). Ich liebe diesen Raum so sehr! Umgeben von schönen Dingen, alles wohl sortiert und griffbereit. So macht mir Arbeiten Spaß!

Ordnung im Büro – so geht’s

1. Ordnung beginnt immer mit einer klaren Struktur und ist ganz simpel: Ordner, die klar und übersichtlich beschriftet sind, griffbereit stehen und nach Themen sortiert wurden, erleichtern das Leben.
2. Ideal ist nur ein Eingangskorb, dessen Inhalt wöchentlich erledigt und abgeheftet wird.
3. Alte Ordner und Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden, sollten regelmäßig aussortiert, entsorgt oder archiviert werden.
4. Nie mehr als 2 oder 3 laufende Projekte auf dem Schreibtisch liegen zu haben hilft, konzentrierter bei der Sache zu sein.
5. Wer sich am Abend 5 Minuten Zeit nimmt, um den Schreibtisch aufräumen, macht damit auch gedanklich Feierabend. Und wer wird nicht gerne am Morgen von einem aufgeräumten Arbeitsplatz begrüßt!?

Digitale Odnung im Büro

Was für analoge Ordner und Ablagesysteme gilt, gilt auch für die digitale Ordnung.

1. Auch hier kann man ein einheitliches und übersichtliches System kreieren. Sinnvoll ist, Ordner anzulegen, die nach Thema, Monat und Jahr gegliedert sind.
2. Was für Papierchaos gilt, gilt natürlich auch für digitale Dateien, die unnötigen Speicherplatz wegnehmen. Deshalb lieber regelmäßig überprüfen, was ein für alle mal weg und was ins digitale Archiv wandern muss. Wer so etwas gerne vergisst, kann sich eine kleine Erinnerung in seinem Kalender notieren.
3. Ordnung im Email-Postfach bewahrt man ebenfalls am einfachsten mit einem Ordner-System. Also alle Emails zu bestimmten Themen, Aufgaben oder Kunden in jeweilige Ordner ziehen, um sie dort auf einen Blick wiederzufinden. Überflüssige (Werbe-)Mails dürfen direkt gelöscht werden.

Notizhefte und Kalender

Jeder Mensch hat sein eigenes Notiz – und To-do-Listen-System. Für viele unterschiedliche Aufgaben oder für größere Projekte empfehle ich ein Notizbuch, in dem alle Aufgaben notiert, abgehakt und evtl. mit Datum versehen werden können. Das ist immer besser, als sich mit vielen kleinen Post-it-Zettel regelrecht zu „verzetteln“!

Damit man keinen Termin verschwitzt, sollten alle wichtigen Termine augenblicklich in einen Kalender (digital oder analog) eingetragen werden. Was sich für die einen wie eine Selbstverständlichkeit anhört, ist für viele noch nicht in Fleisch & Blut übergegangen – dabei erleichtert es das Leben ungemein, nicht immer an alles denken zu müssen und den Kalender mit solchen Dingen zu beauftragen.

Noch mehr zum Thema Ordnung im Büro findet Ihr in meinen älteren Beiträgen.

Vorschau

In der nächsten Woche versuche ich – auf Wunsch einer Leserin – noch etwas detaillierter auf das Thema Ablage einzugehen. Danach wird es meine Gedanken zu einer Kochtopfparty sowie „lästigen Vorsätzen“ geben und nach einem Beitrag zum Thema „Kinder, Konsum und Taschengeld“ wurde auch schon gefragt. Es wartet also noch eine bunte Mischung in den nächsten Wochen auf Euch!

 

Bis dahin, ordentliche Grüße

♥

Denise

 

p.s. das (Schlaf-) Sofa sowie den Schreibtisch habe ich bei OTTO gefunden und bestellt (und selber bezahlt).

Das Bücherregal, die Kommode und der graue Rollwagen sind von IKEA.